Cara mengelola aplikasi Sitren

Mengelola aplikasi Sitren

1.  Sitren, sistem informasi tanda keberadaan pesantren
2. Dikembangkan oleh Kementerian Agama pusat
3.  Dikelola oleh pusat
4. Kabupaten dan provinsi diberikan hak akses terbatas untuk mengelola
5. Lembaga adalah pondok pesantren
6. Operator lembaga adalah petugas yang mengelola pendaftaran lembaga

Hak akses Kabupaten

1. Memeriksa setiap saat ajuan lembaga
2. Memverifikasi dan memeriksa kelengkapan dokumen yang telah di upload oleh lembaga melalui aplikasi
3. Jika dinyatakan lengkap dan sesuai, tekan tombol “terima”
4. Jika dinyatakan belum lengkap atau belum sesuai, tekan tombol “tolak” yang disertai penjelasan
5. Menunggu hasil revisi
6. Ulangi langkah 1 - 3
7. Menetapkan jadwal visitasi melalui aplikasi
8. Melakukan visitasi atau kunjungan ke lembaga
9. Melakukan verifikasi dokumen fisik dengan dokumen yang diupload
10. Mengupload dokumen hasil verifikasi
11. Mengupload dokumentsi berupa foto hasil visitasi
12. Menekan menu “selesai visitasi”
13. Membuat surat rekomendasi
14. Memfoto surat rekomendasi
15. Mengubah foto surat rekomendasi menjadi file PDF
16. Mengupload surat rekomendasi
17. Selesai.

Selanjutnya, akan dilakukan verifikasi oleh admin provinsi

 Login Sitren

Tahap persiapan bagi lembaga

1. Baca dengan seksama petunjuk yang telah dibuat admin pusat
2. Lembaga harus memiliki email aktif
3. Jika belum memiliki email, lakukan proses pembuatan email baru
4. Karena alur progres akan diinfokan melalui email pendaftar
5. Email adalah email lembaga, atau pengelola lembaga
6. Memfoto dokumen pendukung dan diubah menjadi file PDF
7. Atau scan dokumen menjadi file PDF

Proses pendaftaran

1. Pendaftaran akun, menggunakan email aktif milik lembaga atau pengelola lembaga
2. Login ke sitren menggunakan email yang telah didaftarkan
3. Mengisi kolom isian
4. Mengupload dokumen
5. Mengupload foto pendukung
6. Menunggu diverifikasi admin Kabupaten
7. Melakukan proses perbaikan, jika kiranya ada beberapa item yang ditolak
8. Ikuti petunjuk yang dijelaskan admin Kabupaten atas penolakan
9. Lakukan revisi
10. Ajukan kembali
11. Memantau progres via email

 

Kenyataan yang terjadi

1. Banyak lembaga melimpahkan proses pengajuan ijin operasional dibebankan kepada admin Kabupaten
2. Dimulai dari pembuatan email baru
3. Mengkoneksikan email dengan hp pengelola lembaga
4. Proses registrasi akun
5. Proses pengisian pada aplikasi
6. Proses konversi dokumen menjadi file PDF
7. Pengetikan file excel tentang data santri, ustadz
8. Mengupload dokumen dari file PDF
9. Mengupload foto
10. Mengajukan proses

Dampaknya

1. Pekerjaan terhambat karena harus melalui banyak alur dan waktu
2. Beban pekerjaan tertumpu pada seseorang
3. untuk satu pekerjaan dilakukan beberapa alur dan melibatkan banyak SDM

Layanan

1. Memberikan penjelasan, bagi lembaga yang datang langsung menghadap
2. Membuat tutorial berbeda dari yang telah dibuat oleh pusat
3. Membuat panduan cara melalui artikel versi berbeda dari pusat
4. Melakukan komunikasi terkait kendala atau keluhan
5. Memberikan informasi bahwa proses ajuan ijop telah selesai, dapat dicetak sendiri
6. Melalui akun lembaga ketika proses login atau pendaftaran email.

aziz ahlaf

Kita hanya berbeda cara dalam memilih dosa

Share this post