Analisis Perhitungan Uang Makan Maret

Latar belakang

1. Uang Makan dan Tukin bulan Februari untuk Satker belum dapat dicairkan hinggal Minggu (26/3/23)
2. Uang Makan bulan Februari untuk Kantor dapat dicairkan hingga Minggu (26/3/23)
3. Adapatasi sistem pada aplikasi keuangan yang baru per Januari 2023

Koordinasi

Senin 20 Maret, Pagi hari sekitar pukul 08.00 wib, mendatangi petugas yang biasa merekap data Uang Makan (UM), Bu Betrix (samaran) sedang merekap data UM untuk bulan Februari 2023, menggunakan program Excel.

tentang Analisis perhitungan Uang Makan 

Analisis data

1. Perhitungan menggunakan manual
2. Menggunakan alat bantu sejuta umat, kalkulator biasa disebut
3. Acuan data terdiri atas hasil cetak dokumen dari fingerprint
4. Dari berbagai nama pegawai
5. Tersedia juga kalender sebagai data pembanding hari libur dan jumlah hari dalam sebulan
6. Beberapa lembar dokumen pendukung seperti surat keterangan cuti, tugas luar, dinas luar

 

Alur perhitungan

1. Beberapa komponen data dan dokumen pendukung
2. Dihitung secara manual
3. Diketik pada program excel
4. Format kolom pada data excel disesuikan dengan format pada aplikasi keuangan terbaru
5. Format data terdiri dari dua kolom, kolom 1 berisi data NIP, kolom 2 berisi TGL_ABSEN
6. Masing-masing pegawai diketik pada kolom berudul NIP dan TGL_ABSEN
7. Sebanyak jumlah data pegawai
8. Jumlah data pegawai sekitar 1429
9. Hasil perhitungan akan diserahkan kepada bagian keuangan
10. Selanjutnya untuk diupload pada aplikasi
11. Teknis administratif selanjutnya diserahkan kepada petugas keuangan
12. Untuk proses pencairan kepada masing-masing rekening pegawai

 

Analisis sitem

1. Perhitungan manual sangat mungkin menghasilkan data akurat
2. Namun, sebagaimana kita tahu, secepat apapun cara manual tentu memakan banyak waktu
3. Terlebih hanya dilakukan seorang diri
4. Hingga artikel ini dimuat (Minggu 26 Maret 2023)
5. Belum ada kepastian perhitungan dapat diselesaikan
6. Dalam rentang waktu sejak Senin – Minggu (20-26 Maret 2023), hanya ada hari efekti selama 3 hari
7. Senin, Selasa, Jumat, Rabu-Kamis (tanggal merah), Sabtu-Minggu (hari libur)
8. Sejak Senin (20 Maret 2023) terus melakukan terobosan terkait cara cepat melakukan perhitungan UM

 

Terpisah

1. Pada grup SIMPEG Kab Cirebon, pernah dipublis terkait sharing, barangkali ada diantara anggota grup yang memilik rumus excel atau algoritma perhitungan jam kerja secara cepat dan akurat
2. Rumus atau trik tersebut dapat berguna untuk perhitungan UM dan Tukin
3. Sejak Sabtu, 18 Maret 2023 hingga Minggu 26 Maret 2023 belum mendapatkan hal yang dinginkan

Kembali ke poin

Hingga Senin (20/3/23) selalu mencari cara cepat melakukan perhitungan UM, Ini kali pertama perhitungan data kehadiran dari Aplikasi Pusaka sebagai media pencatatan data kehadiran pegawai.

 

Aplikasi Hermes

1. Mempelajari dan mencari acuan data pembanding dari Aplikasi Pusaka, Aplikasi Presensi, Aplikasi Hermes. Ketiganya saling keterkaitan dan terintegrasi dengan Aplikasi Induk, biasa disebut Simpeg.
2. Aplikasi Hermes dapat diakses oleh Admin level bawah setingkat Kabupaten, dalam Aplikasi Hermes meliputi catatan kehadiran yang terintegrasi dengan Aplikasi Pusaka, Presensi, Simpeg.

 

Sampel data

Mengambil sampel data kehadiran dari aplikasi hermes untuk disesuaikan dengan kebutuhan data yang akan diupload pada aplikasi keuangan terkait UM, Hanya memerlukan beberapa penyesuaian data agar dapat diupload

 

Margin Eror

1. perhitungan UM Maret 2023 dapat diperkirakan mengalami ketidaksesuaian hasil akhir rekapitulasi UM
2. Margin error berada pada angka 5% 

Faktor penyebab Margin Error

1. Keterlambatan pegawai melakukan pelaporan pada aplikasi presesnsi tentang Tugas luar, Dinas luar, Cuti, Sistem eror
2. Ketidaksesuain data pelaporan pegawai, dan Kesalahan pegawai dalam mengisi pelaporan pada aplikasi presensi sehingga memicu kesalahan bagi Admin Presensi (Satker/Kabupaten) memeriksa setiap data yang masuk di Aplikasi presensi

 

Beberapa kesalahan pengisian presensi

1. Pemilihan jenis aduan pada menu Pengajuan dan Aduan
2. Pemilihan jenis ketidakhadiran pada menu ketidakhadiran
3. Kesalahan penulisan tanggal, waktu, jam, keterangan, dokumen yang diupload
4. Keterlambatan memeriksa ulang status ajuan yang berisi keterangan “diterima, ditolak”

Dampak Margin Error

Contoh si A,

1. hari efektif kerja pada Maret adalah 23 hari,
2. dari 23 ada 2 hari tidak lakukan absen datang dan pulang karena sistem error
3. si A tidak melakukan laporan kendala pada Aplikasi Presensi
4. sehingga 2 hari tersebut dianggap tidak hadir, maka UM akan dihitung sebanyak 21 hari.

contoh si B,

1. Si B, ada 2 hari, tidak melakukan absensi datang dan pulang karena sistem error,
2. telah melakukan pelaporan pada aplikasi presensi
3. namun dalam isi laporan terdapat kesalahan pengisian jenis aduan, jam, keterangan, dokumen pendukung
4. sehingga ditolak oleh admin, dan si B tidak mengetahui kalau laporannya ternyata ditolak, tidak mengecek status pengaduan
5. maka 2 hari tersebut dianggap tidak melakukan kehadiran,   

Tindaklanjut

Mengolah data dari Aplikasi Hermes untuk acuan perhitungan UM bulan Maret pada awal bulan berikutnya (April 2023)

 

Kesimpulan

1. Data dari aplikasi hermes dapat dijadikan acuan untuk rekapitulasi perhitungan UM
2. hal ini merupakan pertama kali dilakukan per bulan Maret 2023
3. Akan terus dilakukan evaluasi terkait perhitungan UM sehingga dapat menyesuaikan dengan aplikasi keuangan terbaru

 

aziz ahlaf

Kita hanya berbeda cara dalam memilih dosa

Share this post